Clasificación de sistemas
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Una clasificación tradicional de los sistemas de información hace referencia a los niveles de organización a los cuales los sistemas prestan servicio. Un modelo de estructura administrativa clásica consta de 3 niveles, a los cuales llamaremos el nivel operativo, el táctico y el estratégico.
Administración operativa: Los directivos operativos y los miembros de los equipos auto-dirigidos desarrollan planes a corto plazo. Dirigen el uso de los recursos y el desempeño de las tareas de acuerdo con los procedimientos y dentro de los presupuestos y programas que se establecen para los equipos y grupos de trabajo de la organización.
Administración táctica: Este nivel está compuesto por administradores de unidades de negocio y por profesionales de negocios en equipos auto-dirigidos. Es el nivel donde se desarrollan los planes, programas y presupuestos de corto y mediano plazo. Además, especifican las políticas, procedimientos y objetivos de negocio para las subunidades de la empresa que dependen de ellos. También distribuyen los recursos y supervisan el rendimiento de sus subunidades organizacionales, así como departamentos, divisiones, equipos de proyecto y otros grupos de trabajo.
Administración estratégica: Por lo común en el más alto nivel organizativo se desarrollan metas, políticas y objetivos generales como parte de un proceso de planificación estratégica. También se supervisa el rendimiento estratégico de la organización y su dirección general en un ambiente de negocios competitivos.
4.1 Sistemas para la administración operativa.
Con frecuencia son el primer tipo de sistemas de información que se implanta en una organización apoyando a las tareas operativas de la misma. Procesan voluminosas entradas de información, así como generan considerable cantidad de reportes y salidas de datos procesados. Son los sistemas de procesamiento de transacciones.4.1.2 Sistemas para la administración táctica o nivel gerencial
En este nivel encontramos dos tipos de sistemas:- a) Sistemas de información para la administración (MIS): Su función básicamente es brindar información para la planificación y el control, resumiendo operaciones básicas, respondiendo, en algunos casos, a requerimientos estructurados como información periódica de rutina para la planificación y el control. Se basan en la información de los sistemas de procesamiento de transacciones, la cual seleccionan, compactan, comparan y proyectan.
- b) Sistemas para el soporte de decisiones (DSS): Su función es brindar información para la toma de decisiones que no pueden anticiparse, basándose tanto en información interna como en externa de la organización, y utilizando herramientas analíticas y de modelación. Estos sistemas pueden realizar, entre otro, análisis de: escenarios, de sensibilidad, de búsqueda de objetivos y de optimización.
4.1.3 Sistemas para la administración estratégica (ESS)
Estos sistemas de información, además de sus características propias, pueden combinar algunas de las características de los sistemas para la administración táctica (MIS y DSS). Existen distintas formas para determinar las necesidades de información de los ejecutivos así como las mejores formas de satisfacer dichas necesidades. Un método considera que la información que se debe proporcionar a los niveles ejecutivos es un subproducto de los sistemas transaccionales. Cada responsable de un sistemas eleva los informes que él cree debe suministrar al nivel superior, y no necesariamente aquellos que los ejecutivos demandan. El resultado es una inundación de información, mucha de la cual es irrelevante para los administradores.Otro método es el llamado enfoque vacío y se basa en la premisa de que es imposible prever las necesidades de información porque todo cambia con gran dinamismo. Este enfoque considera que, para manejar las situaciones a medida que se van presentando, la única información valida es la que ha sido recientemente recogida, orientada al futuro, informal y “caliente”. Lo que vale, para estos autores, es la información oral, informal, recogida dinámicamente, persona a persona. Estos sistemas se basan en mejorar los canales de comunicación, discusión y presentación de información entre sus ejecutivos claves.
Un tercer enfoque es el de los principales indicadores, donde se seleccionan un grupo de indicadores de la salud del negocio y se los adopta como un grupo de variables de control relativamente permanente e inmutable. Uno de los métodos que ayuda a definir esos indicadores es el de los factores clave para el éxito (FCE) el cual determina las actividades que son imprescindibles que sean satisfactorias para el buen resultado de la gestión.
4.2 Sistemas según las funciones organizativas
Otra clasificación de sistemas de información habitual es la que se basa en los diferentes conjuntos de funciones que, en mayor o en menor medida, poseen casi todos los tipos de organizaciones administrativas.- Sistemas de marketing y ventas
- Sistemas de manufactura y producción
- Sistemas de contabilidad
- Sistemas de finanzas
- Sistemas de recursos Humanos
4.2.1 Sistemas de Marketing y Ventas
a) Ejemplo de sistemas de información de marketing y ventas a nivel Operativo.(TPS)- Sistemas de Marketing directo o mercadotecnia orientada: Utilizan aplicaciones de tecnología de la información para hacer promociones de sus productos y servicios. Una forma simple y muy económica para promocionar los productos es mediante el envió de mensajes de correo electrónico. Otras empresas realizan mailing por correo convencional, distribución de folleteria, campañas de tele marketing, entre otras.
- Automatización de la fuerza de venta: Es el equipamiento y conectividad directa entre los vendedores y representantes comerciales con los sistemas de información de la empresa mediante computadoras portátiles o asistentes digitales personales (PDA).
- Procesamiento de pedidos de clientes
- Control, autorización y seguimiento de pedidos
- Facturación electrónica
b) Ejemplos de sistemas de información de marketing y ventas para la administración (MIS)
- Investigación de mercado: La mayoría de las empresas necesitan promocionar sus productos o servicios para poder colocarlos en el mercado. Para dirigir adecuadamente sus esfuerzos de promoción, es habitual que se realicen investigaciones de mercado para determinar las poblaciones y regiones con más probabilidad de convertirse en clientes rentables.
- Seguimiento de vendedores, de campañas de promoción.
- Determinación de Stock disponible para la venta: No siempre el stock físico de productos terminados coincide con las existencias disponibles para la venta. Los bienes ya vendidos pendientes de entrega, los productos comprados o en elaboración pendientes de llegar al inventario y otros múltiples factores, pueden hacer modificar las disponibilidades posibles de ofrecer a los clientes.
c) Ejemplos de sistemas de información de marketing y ventas para el soporte de decisiones (DSS)
- Análisis por territorio de ventas
- Determinación del precio de ventas
- Planificación de logística de entrega
4.2.2 Sistemas de manufactura y producción
a) Ejemplos de sistemas de manufactura y producción a nivel operativo (TPS)Estos sistemas reúnen distintas aplicaciones para planificar, analizar y controlar la transformación de materia prima en productos terminados.
Existen los sistemas de planificación de recursos de materiales (MRP) donde algunas de sus funciones son:
- Control de producción con actualización automática de stock
- Registro de transacciones entre depósitos y valorización de inventarios según distintos métodos aplicables.
- Control de movimiento de inventarios y logística
- Administración de diferentes estados de bienes almacenados
- Programación de la producción
- Determinación de requerimientos de manos de obra, de uso de maquinarias y tiempos de elaboración.
- Control de equipos y programación de planta.
b) Ejemplos de sistemas de manufactura y producción a nivel administrativo (MIS)
Algunas de las funciones que como mínimo debería disponer una organización productiva en este tipo de sistemas son:
- Control de inventarios
- Control de rotación de productos
- Control de costos de producción
- Control de maquinas
- Control de procesos
Al lapso de tiempo entre diseñar la idea de un producto y la creación de un prototipo que pueda producirse masivamente se lo conoce como tiempo de ingeniería o tiempo para llegar al mercado. Algunas de las funciones de este tipo de sistemas son:
- Diseño asistido por computador
- Simulación y prototipos de productos
- Diagramación de producción
- Planeación de capacidad de planta
d) Ejemplos de sistemas de manufactura y producción a nivel estratégico (EIS)
Al igual como sucede con los sistemas para el control administrativo, los sistemas a nivel estratégico en materia de manufactura y producción se encuentran habitualmente integrados con sistemas transaccionales en una única aplicación, pero en todo dichas aplicaciones integradas deben poseer como mínimo funciones para el nivel estratégico de la organización, como por ejemplo:
- Plan de ocupación de planta, donde se determina la capacidad ocupada y disponible de una planta para un periodo determinado.
- Planificación de amortización y cambio de maquinaria
- Evaluación de costos de producción por diferentes métodos productivos.
4.2.3 Sistemas de Contabilidad
a) Ejemplos de sistemas contables a nivel operativo (TPS)a.1) Registro de cuentas contables
Para definir los planes de cuentas y las características de cada una de las cuentas que los componen, los sistemas contables pueden tener distintas funciones, por ejemplo:
- Determinación de la estructura y niveles del código identificatorio de cuentas contables.
- Definición de cuentas imputables y no imputables
- Definición de distintos tratamientos posibles para el ajuste por inflación.
a.3) Contabilidad Multiejercicios: El sistema puede guardar información de estados contables de periodos anteriores.
a.4) Contabilidad multimonetaria: Además de permitir la registración de asientos en distintas monedas y permitir su conversión a una moneda única, puede determinar resultados por exposición a la inflación y/o determinación de resultados por variación de cambio de las cotizaciones administradas por el sistema.
a.5) Tratamiento de cierres contable
a.6) Generación de informes contables
a.7) Contabilidad Multiempresa: El sistema puede posibilitar o facilitar la registración de contabilidades de más de una empresa vinculada con la posibilidad de realizar asientos inter-compañía.
a.8) Administración de Activos: Administración de bienes de uso, bienes intangibles e inversiones permanentes cubriendo todo el ciclo de vida de los mismos, adquisición, amortización, mejoras, revaluo, ajustes técnicos y baja.
b) Ejemplos de sistemas contables a nivel administrativo (MIS)
b.1) Control de contabilidad presupuestaria
b.2) Contabilidad por centros de responsabilidad
Algunos asientos contables tienen incorporada la posibilidad de “apropiar” movimientos, saldos y/o cuentas a un centro, unidad o individuo al cual se le ha asignado la responsabilidad patrimonial por tales conceptos.
b.3) Análisis de Costos
4.2.4 Sistemas de Finanzas
a) Ejemplo de sistemas de finanzas a nivel operativo (TPS)
Algunas de las funciones de un sistema de estas características pueden ser:
- Registro de movimiento de fondos por cobranzas y pagos de distinta índole
- Reposición y liquidación de fondos fijos
- Gestión de valores y cheques en garantía
- Administración global de tarjeta de crédito y debito
- Liquidación de pagos de tesorería
- Conciliaciones bancarias
- Análisis de flujo de fondos
- Presupuesto de caja o proyección de saldo en bancos según fecha de acreditación estimadas.
- Administración de presupuestos financieros con la posibilidad de incluir movimientos estimado
- Análisis de costo de financiamiento
- Evaluación para el otorgamiento de crédito
4.2.5 Sistemas de Recursos Humanos
a) Ejemplos de sistemas de información de Recursos Humanos a nivel operativo (TPS)a.1) Búsqueda y reclutamiento de personal
Este modulo está diseñado para contener toda la información respecto de las demandas de recursos humanos a cubrir en la organización
a.2) Selección y administración de postulantes
- Gestión de entrevistas
- Valoración de idoneidad de los candidatos
- Gestión de ofertas y condiciones de empleo pendientes y emitidas
El objetivo de este modulo es registrar toda la información relativa al personal durante su desempeño en la organización.
a.4) Evaluación de desempeño y desarrollo de carrera
Por medio de este modulo se pueden fijar objetivos, tanto de desempeño como de capacitación (individuales o grupales). También define el plan de carrera y selecciona los criterios de evaluación y promoción.
a.5) Capacitación
- Plan de capacitación
- Evaluación de capacitación
- Costos de capacitación
- Proyección de demandas de capacitación
Este modulo, entre otras funciones, administra las licencias del personal conforme a cada modalidad de contratación. Se pueden consultar los motivos y características de las mismas, ya sean por maternidad, estudio, vacaciones, enfermedad u otras.
- Plan de vacaciones
- Estado de licencias anuales asignadas y pendientes
- Seguros Vigentes vencidos y a vencer
- Rendición de vales al personal.
Los sistemas de información permiten el cálculo de los pagos mensuales, semanales o por hora, de acuerdo con la modalidad de retribución de cada tipo de contratación; así como toda otra compensación económica (sueldo anual complementario, reintegro de gastos, viáticos, premios, etc.); cálculo de liquidación por cese del vínculo laboral.
a.8) Medicina Laboral
Este modulo permite el registro de la solicitud de exámenes médicos (ya sean pre ocupacionales, periódicos o de egreso), las solicitudes de visitas medicas a domicilio, investigación de accidentes laborales, etc.
b) Ejemplos de sistemas de información de recursos humano para el nivel administrativo (MIS)
- Planificación de remplazos de personal
- Soporte al proceso de evaluación del personal
- Control de liquidaciones de haberes
- Análisis de costo de contratos
- Simulación de liquidaciones de remuneraciones
- Simulación del costo de desvinculación
- Planeación de RRHH
- Tablero de control de índices de eficiencia personal
- Informes por excepción de cumplimiento de regímenes laborales
- Costo de los recursos humanos por la modalidad de contratación
- Simulación y proyección de costo de mano de obra
- Resultados de evaluación de desempeño por aéreas organizativas
- Definición de estructuras organizativas
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