Sistemas de informacion gerencial

Se denomina integración de sistemas de información a la capacidad que tienen los mismos de presentar una visión general, homogénea y única de los distintos aspectos que describen a una organización.

Como la integración de los sistemas de información es una cuestión de grado, en un extremo encontramos a sistemas personales o individuales que realizan las funciones para los cuales fueron diseñados, pero sin nivel alguno de integración, es decir, no se preocupan por las situaciones de su contexto. No tienen previsto importar o exportar datos. Desde ese punto de vista se desempeñan en forma autónoma y sin vinculación alguna con otras aplicaciones fuera de los límites que tengan definidos.

Hay otros sistemas integrables por medio de interfaces. Son sistemas que logran la integración en forma no automática ni directa, sino a través de funciones específicas que permiten vincularse con datos procesados en otros sistemas mediante un proceso específico que tiene como objetivo lograr la integración.
En este punto es interesante destacar la existencia de sistemas cuyo objetivo es lograr la integración de otras aplicaciones posibilitando que sistemas autónomos que no fueron diseñados para compartir información, se desempeñen en forma coordinada integrándolos datos de diferentes aplicaciones.

Estas aplicaciones de integración empresarial proporcionan un software intermediario (middleware) que realiza la conversión y coordinación de datos, comunicación entre sistemas y servicios de mensajes, así como el acceso a las interfaces de las aplicaciones vinculadas.
Otras veces estos middleware vienen a solucionar otro tipo de inconvenientes. Ello sucede, por ejemplo, cuando una aplicación no realiza una determinada función y no se puede, o no es conveniente, modificar el sistema o remplazarlo. En estos casos el middleware permite hacer participar a otro sistema o módulo que realice la función requerida intercomunicándolo con la aplicación original, la cual permanece inalterada.

También es mediante este tipo de sistema de interfaces que se pueden implementar las aplicaciones basadas en distintas plataformas tecnológicas. Es el caso, por ejemplo, de los dispositivos inalámbricos que vinculan datos entre una plataforma móvil y los sistemas centrales.
La integración de los sistemas se puede dar desde tres puntos de vista diferentes:

Sistemas integrados funcionalmente: son sistemas que integran en una única solución todos los procesos funcionales de distintas áreas y niveles organizativos.
Sistemas integrados para la toma de decisiones: son aplicaciones que integran en una única aplicación distintas herramientas para la toma de decisiones.
Sistema para la integración de los recursos humanos: en esta categoría agrupamos todos los recursos, herramientas y aplicaciones destinados a lograr una integración de los recursos humanos.

Integración funcional
Existen aplicaciones altamente integradas que proveen distintos modelos resueltos de integración funcional que asisten a las organizaciones en sus diferentes niveles y que actualmente se conocen en el mercado bajo las siguientes denominaciones: Sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, Enterprise Resources Planning); Sistemas de administración de relaciones con clientes (CRM, Customer Relationship Management); Sistemas de cadena de abastecimiento (SCM, Supply chain management).

ERP: Son software prefabricado e integrado, cuya finalidad es colaborar con los sistemas de información de las organizaciones, típicamente compuesto por un conjunto amplio de subsistemas estándar y que son susceptibles de ser adaptados a las necesidades específicas de cada organización.

Tienen como objetivo integrar la totalidad de las funciones operativas de una organización. Para ello utilizan prácticas consolidadas mediante el uso de un marco de trabajo en común, produciendo y accediendo a los datos integrados en una única base de datos central. En los ERP los datos generados por las funciones de un sector se reflejan en la base de datos compartida con el resto de las funciones y sectores. Esto permite tener una visión en tiempo real del funcionamiento de toda la organización. Para una organización la selección de un ERP debe tener como objetivo encontrar el producto de software habilitado tecnológica y económicamente, que a su vez, habilite un diseño de organización que brinde una solución compartida de negocio.

Los motivos para adoptar ERP frecuentemente no son tecnológicos sino oportunidades de negocio. La siguiente es una enumeración de algunos ejemplos donde los ERP se presentan como una red de contención ante cambios significativos en la vida de una organización:

Modificación del modelo operativo de la organización
Cambios profundos en la estructura organizativa
Modificación de los canales de comercialización
Tercerización de servicios críticos
Integración de operaciones dispersas
Consolidación de distintas empresas
Cambios sustanciales en la plataforma tecnológica
Incorporación de comercio electrónico
Transformación en la orientación de negocios de la organización

Los ERP son sistemas modulares con lo cual una organización puede adaptar algunos módulos pero no otros. Estos módulos varían según los criterios de quien lo desarrollo. Los ERP requieren que toda la organización se ubique en un ambiente de trabajo unificado con respecto a las transacciones operativas. Cada sistema ERP permite cierto grado de personalización para posibilitar algunos ajustes a la forma particular de funcionamiento de cada organización. Esta personalización se logra por medio de parámetros con los cuales se regula el funcionamiento general de la aplicación y se logra cierta flexibilidad. Cuanto mayor sea la cantidad de parámetros que se deban definir, mayor será la tarea, complejidad y tiempo necesario para iniciar esa puesta en marcha. Habitualmente se proveen elementos de identificación y autenticación de usuarios, asi como se asignan perfiles a los mismos donde se definen el rol admitido a cada uno de ellos.

Muchas veces los beneficios en términos de incremento en la eficiencia que pueden provocar los ERP suelen ser impresionantes, pero también pueden serlo las resistencias que generan los cambios que deben producirse en la puesta en marcha de estas aplicaciones.

CRMs: Este tipo de sistemas son una combinación de proceso de negocios y tecnología que pretende comprender las múltiples facetas de las necesidades de los clientes y presentar esa visión de una manera integrada. Esto sólo se logra creando una infraestructura que integre la totalidad de la información de ventas, marketing, atención al cliente e investigación al mercado. Estos sistemas están destinados a cambiar el concepto de relaciones con los clientes, teniendo una visión integrada y única de los clientes, ya sean actuales o potenciales. El CRM es un desafío de negocio y no tecnológico. La tecnología ayudara a gestionar las relaciones con los clientes de una manera operativa, pero sin el correcto enfoque tanto estratégico como de personas y procesos, el proyecto nunca alcanzará el éxito. Los CRM tienen básicamente 3 objetivos:

Tener una visión integrada y única de los clientes (potenciales y actuales), pudiendo emplear distintas herramientas para su análisis.
Gestionar las relaciones con los clientes de una manera única independientemente del canal que contactó con ellos: telefónico, sitio Web, visita personal, mail, fax, entre otros.
Mejora de la eficacia y eficiencia de los procesos implicados en las relaciones con los clientes.

Para tener éxito en la puesta en marcha de este tipo de solución se debe tener en cuenta cuatro pilares básicos de la misma:

Estrategia: La implantación de herramientas CRM debe estar alineada con la estrategia corporativa y ser coherente con las necesidades tácticas y operativas de la misma.
Personas: la implantación de la tecnología no es suficiente. Se debe gestionar el cambio en la cultura de la organización buscando el total enfoque al cliente por parte de todos sus integrantes.
Procesos: es necesaria la redefinición de todas las actividades relacionadas con los clientes.
Tecnología: también es importante destacar que hay soluciones CRM al alcance de organizaciones de todos los tamaños y sectores. La solución necesaria en cada caso será diferente en función de las distintas estrategias, necesidades y recursos.

Dentro de las aplicaciones informáticas de CRM, habitualmente se suelen diferenciar las siguientes herramientas:

Aplicaciones CRM operativas: aumentan la capacidad de los empleados al proporcionarles ambientes de trabajo basados en roles.
Aplicaciones CRM analíticas: a partir de su almacén de datos y de otras fuentes, estas aplicaciones ayudan a comprender lo que quieren los clientes, así como prever su comportamiento.
Aplicaciones CRM cooperativas: estas aplicaciones ayudan a trabajar más estrechamente con los clientes, posibilitando que los mismos interactúen directamente con los datos que al organización ha puesto a su disposición.

SCM: La cadena de abastecimiento consiste en todas las actividades vinculadas con los flujos y transformación de los productos. Las ineficiencias en la cadena de suministro, como la ineficiencia de sus partes, capacidad subutilizada de planta, inventario excesivo de productos terminados o altos costos de transporte, son ocasionados por información imprecisa o a destiempo.
Además en los sistemas de SCM se optimiza no sólo el costo, sino también factores de servicio, calidad y tiempo que influyen mucho en la satisfacción del cliente.
El objetivo de los sistemas de administración de cadenas de suministro es la integración de empresas, donde cada una de ellas se quiere beneficiar con reducciones en el costo de sus inventarios, producción y distribución. El análisis se centra entonces en la evaluación del costo total del proceso y no en los costos individuales de cada participante de la cadena.
Hay distintos tipos de integración que pueden darse entre los participantes de una cadena de abastecimiento.

Cadenas de abastecimiento con capacidad de respuesta están orientadas a definir fechas de entregas posibles conociendo la capacidad de compromiso en base a la disponibilidad de materiales y demás recursos necesarios.
Cadenas de abastecimiento con capacidad de iniciativa son las que están diseñadas para poder reconfigurarse rápidamente para adaptarse a las demandas cambiantes de los consumidores.
Cadenas de abastecimiento inteligentes no realizan análisis estáticos como en los casos anteriores sino que están orientadas a reformular su composición en forma continua.

Todos estos sistemas generalmente se integran por distintos módulos que se pueden utilizar en forma independiente o asociada, e involucran a distintos sectores internos dentro de cada una de los participantes de la cadena. Los módulos son: de compromiso de pedidos; de programación avanzada y planeación de la manufactura; de planeación de la demanda; de planeación de la distribución; de planeación de transporte.
Para la mayoría de sus datos estos sistemas deben basar en la información de los ERPs empresariales de cada uno de los miembros de la cadena. La integración SCM – ERP posibilita el seguimiento detallado y puntual de todas las previsiones a través de la cadena determinando desvíos, informando las causas posibles y de ser necesario, disparando el proceso de re planificación.

INTEGRACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES

Por las necesidades del proceso de toma de decisiones, muchas veces la integración exclusivamente funcional de los datos no basta. Es frecuente que para los niveles tácticos y estratégicos de la organización se requiera, por ejemplo, información de mayor alcance, por períodos de tiempo más extensos, con mayor nivel de significatividad, con mayor nivel de claridad en su exposición, que para los niveles operativos.

Sistemas de inteligencia de negocios (BI)
Es el conjunto integrado y consistente de datos compartidos a lo ancho y alto de toda la organización, y a las técnicas de exploración y explotación de dichos datos. Este concepto esta íntimamente vinculado con el de almacén de datos DW, ya que bajo esa denominación se reconoce el repositorio integrado de datos que posibilitan y justifican la aplicación de las herramientas de inteligencia de negocios.

Los proveedores de sete tipo de soluciones se dividen en 2 grandes grupos: los proveedores de nicho y empresas proveedoras de sistemas transaccionales integrados.

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Las aplicaciones de procesamiento transaccional, que no han incorporado este tipo de herramientas, tienen 3 inconvenientes al tratar de analizar la información para la tomas de decisiones: información no integrada, inadecuados tiempos de respuesta, consultas ad hoc no amigables.
El concepto de inteligencia de negocios se puede implementar de formas muy diferentes. Estas diversas formas de adoptar estas soluciones dependen de:

Las necesidades de la empresa
Las características del negocio
La competencia
La capacidad de inversión

La arquitectura conceptual de un sistema de inteligencia de negocios está comprendida por:

La fuente de datos: proviene de una o mas bases de datos operacionales
Extracción, transformación y carga o consolidación: describe los procesos para acceder y copiar los datos de las distintas fuentes de datos
Data warehouse o Datamart: los datos ya transformados de las fuentes originarias quedan consolidados en una sola base de datos. El data warehouse es una colección de datos orientados a temas, integrados, no volátiles y variantes en el tiempo, organizados para soportar necesidades empresariales. Los cubos se estructuran de manera diferente que un data warehouse y tiene un tiempo de respuesta y requerimientos de alamcenamiento físico menor que el DW.
Herramientas de usuario final: Existe una variedad de aplicaciones disponibles para responder a los requerimientos de los usuarios finales, además si una organización requiere algo más especializado puede, construir sus propias aplicaciones o modelos. Todas las aplicaciones se pueden clasificar en siete categorías: reportes estáticos y en vivo; análisis multidimensional/OLAP (es la herramienta que el usuario puede utilizar para tener acceso directo a las estructuras que contienen datos, generalmente los cubos multidimensionales. Permite mayor flexibilidad cuando realizan análisis y se tiene acceso a grandes volúmenes de datos); Tableros de control o comando y cuadro de mando integral (BSC, Balance Scorecard)(privilegian la accesibilidad de los datos que permitan describir situación significativas para quienes lo consultan); Presupuestos y predicciones; Minería de datos (consiste en un conjunto de técnicas con capacidad de extraer relaciones ocultas y efectuar predicciones en grandes bases de datos. Existen 3 tipos: orientado al descubrimiento, orientado al modelo predictivo y análisis forense); alertas y distribución; proceso de entrada.

Sistemas referenciados geográficamente (GIS):
Es un sistema compuesto de un conjunto de procedimientos usados para capturar, almacenar, manipular, analizar y desplegar datos geográficamente referenciados, es decir, objetos con una ubicación definida sobre la superficie terrestre bajo un sistema convencional de coordenadas. Los objetos se agrupan de acuerdo a características comunes y forman categorías o capas.. las agrupaciones son dinámicas y se establecen para responder a la necesidad especificas del usuario. La información con la cual trabaja un SIG puede encontrarse en don formatos: raster (o retícula) y vectorial.

Sistemas para la integración de recursos humanos

Son sistemas cuya razón de ser es mejorar la comunicación y coordinación de los miembros de una organización logrando que los mismos trabajen en forma más integrada en forma independiente a la función que cada uno de ellos realiza y al nivel que se encuentre en la pirámide organizacional.

Sistemas para administración del flujo de trabajo (workflow)
Estos sistemas permiten diseñar, implementar y controlar los flujos de trabajo y el procesamiento de documentación dentro de una organización.

Sistemas de gestión documental (DMS)
Una aplicación de gestión documental permite relacionar documentos entre sí y darles una semántica común

Sistema de gestión de procesos de negocio (BPMS)
La gestión de procesos de negocio es una metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos. Un sistema que sirva para implementar esta metodología comprende 4 etapas: modelización, ejecución, monitorización y optimización.

Sistemas de automatización de oficinas (OAS)
Dentro de esta categoría incluimos las herramientas destinadas a ayudar al trabajo diario del personal administrativo de una organización, forman parte de este tipo de software los procesadores de textos, las hojas de cálculo, los editores de presentaciones, los clientes de correo electrónico, etc.

Sistemas de administración del conocimiento (KWS)
La Gestión del Conocimiento es la administración de activos intangibles tienen que ver con procesos relacionados de una u otra forma con la captación, estructuración y transmisión de conocimiento. Tiene en el aprendizaje organizacional su principal herramienta.
Los sistemas de administración de conocimiento abarcan los procesos de:

Descubrimiento y captura
Clasificación
Recuperación
Distribución

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